Pro otázky financí v 7.RP jsou podstatné následující dokumenty:

• Pravidla účasti pro 7.RP (Rules For Participation) – oddíl 3 „Finanční příspěvek Společenství“ , spíše obecné, detailněji popsáno v Modelové grantové dohodě (MGA).

Česká verze http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/site/cs/oj/2006/l_391/l_39120061230cs00010018.pdf

Anglická verze http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/site/en/oj/2006/l_391/l_39120061230en00010018.pdf

• Modelová grantová dohoda (Model Grant Agreement, MGA) – zejména pak její příloha Annex II Part B „Financial provisions“ – na základě MGA je uzavírána dohoda o grantu s EK.

Anglická verze http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html

Česká verze je připravována Evropskou komisí a měla by být zveřejněna na CORDISU pravděpodobně na podzim 2007 (ale dohoda s EK se podepisuje jen  v AJ).

• Guide to Financial Issues– příručka Evropské komise vysvětlující finanční pravidla 7RP,  objasňuje finanční ustanovení MGA a obsahuje praktické příklady.

Anglická verze ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf

 

Podpůrné dokumenty pro účastníky 7.RP týkající se financování:

Evropská komise zveřejnila v červnu 2007 dva nové podpůrné dokumenty 7.RP:

• Negotiations Guidance Notes - průvodce negociačním procesem, tj. vyjednáváním podmínek grantové dohody s EK (pro specifické programy Spolupráce a Kapacity). Dokument obsahuje kromě hlavního textu i několik užitečných dodatků (např. o subdodávkách).

Anglická verze: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/negotiation_en.pdf

Technologické centrum AV ČR (ve spolupráci s VŠCHT a Grant Garant) vydalo příručku k problematice vyjednávání o grantové dohodě. Příručka je k dispozici zde.

 

• Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity - Rozhodnutí Komise, které zajišťuje konsistentní přístup EK k ověřování existence a právního statusu účastníků 7.RP a jejich operační a finanční kapacity.

Anglická verze: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/rules-verif_en.pdf

 

Doplňující zdroj informací v češtině:

Technologické centrum AV vydalo příručku o financování projektů 7.RP. Tato příručka je k dispozici zde. 

 

 

Užití  60 %  pevné sazby pro vykazování nepřímých nákladů je pro SME možné za splnění následujících podmínek.  Podmínky pro 60% pevnou sazbu jsou určeny v MGA (Article II.15.2c). Jak bude však dále uvedeno, my model 60% pevné sazby pro SME příliš nedoporučujeme, protože je spojen s určitými problémy.

 

Definice z MGA:

„Non-profit public bodies, secondary and higher education establishments, research

organisations and SMEs, which, due to the lack of analytical accounting, are unable to

identify with certainty their real indirect costs for the project, when participating in

funding schemes which include research and technological development and

demonstration activities, as referred to in the table of Article II.16, may opt for a flat-rate

of 60% of the total direct eligible costs7 excluding its direct eligible costs for

subcontracting and the costs of resources made available by third parties which are not

used on the premises of the beneficiary. If these beneficiaries change their status during

the life of the project, this flat rate shall be applicable up to the moment they lose their

status.“

 

Z uvedené definice vyplývá, že je nutné současně splnit všechny podmínky :

• 1) platí pouze pro určité subjekty – SME tento požadavek splňují
• 2) subjekt nemá analytický účetní systém a není schopen sjistotou identifikovat své skutečné nepřímé náklady projektu – tato otázka musí být prodiskutována s ekonomickým oddělením. Tato podmínka je většinou splněna pokud SME používal v6.RP FCF model a nedošlo od té doby kvýznamné změně účetních a manažerských postupů. Zde je třeba upozornit, že většina SME tuto podmínku nesplňuje, proto je potřeba jejímu posouzení věnovat velkou pozornost. Lze ovšem konstatovat, že pro řadu SME by bylo nutné vynaložit značná úsilí na zavedení  metodologie sledování nepřímých nákladů - tato skutečnost sama o sobě představuje obhajobu možnosti využití 60% sazby na nepřímé náklady.
• 3) Subjekt se účastní pouze vurčitých režimech financování – podmínka je splněna pokud se jedná projekty Spolupráce, NoE a Výzkum ve prospěch specifických skupin“ (pro CSA se totiž uplatňuje režie pouze 7 %)

 

Z výše uvedeného plyne, že malý a střední podnik, který nemá analytický účetní systém a účastní se výše vyjmenovaných typů projektů, může vykazovat nepřímé náklady pevnou sazbou ve výši 60 % přímých uznatelných nákladů - tedy pouze za předpokladu splnění výše uvedených podmínek.

 

V tomto případě je ale také nutno upozornit na to, že projekt 7.RP nesmí být ziskový (tzn. příspěvek Společenství sečtený s příjmy projektu nesmí převýšit náklady projektu). Pokud se tak stane, příspěvek ES se adekvátně sníží. Některé SME jejichž režie je významně nižší než 60 % by se tak mohly dostat do problémů. Jak bude tato otázka řešena zatím Komise neupřesnila.

 

Pokud chce účastník koupit mikrovlnnou troubu, varnou konvici a tiskárnu pouze na uskutečnění jedné konference, není podle našeho názoru, možné tyto náklady uznat jako přímé náklady projektu (předpokládáme, že účastník s těmito náklady nepočítal v technickém Annexu I). Všechny tyto přístroje budou určitě používány i pro jiné účely a po dobu delší  než je jejich využití v projektu. (nárokovat si pouze část nákladů podle odpisů a doby využití v projektu je možné pouze u dlouhodobého majetku, tj. investic, které se odepisují). Doporučujeme pořídit z příspěvku na režie.

 

Je zde ještě možnost, nechat si vytisknout programy za komerční cenu nebo objednat občerstvení u firmy – náklady pak lze uznat jako přímé, jedná se ovšem o drobné podpůrné služby - tzv. "minor services“, které nemusí být uvedeny v Anexu I, ale na které se stejně jako na ostatní subdodávky, z hlediska financování nezapočítává režie.

 

Do celkových osobních nákladů patří zákonné náklady zaměstnavatele na pracovníka – tj. hrubá mzda, sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem (tzv. odvody). Do nákladů lze zahrnout i FKSP, pokud náklady vyplývají ze zákona či kolektivní smlouvy. Do ročních osobních nákladů lze zahrnout i běžné prémie, které odpovídají běžné praxi v organizaci (stejně jako např. firemní auto, používání mobilního telefonu, stravenky, atp).

 

Výzkumný pracovník může pracovat na více projektech s různou kapacitou v rámci své celkové pracovní doby.  Pracovník zaznamenává počet hodin odpracovaných na jednotlivých projektech do tzv. časových výkazů (timesheet) a podle nich je odměňován.

 

Daň z přidané hodnoty (DPH) je pro všechny subjekty - plátce i neplátce DPH - neuznatelným nákladem. DPH či jiné nepřímé daně, které jsou na dokladu identifikovatelné, tedy Komise v projektech 7.RP neproplácí. V případě, že nepřímá daň není identifikovatelná, je možné zahrnout celou částku do uznatelných nákladů.

 

Jaká je situace nyní:

Dle paragrafu 81 zákona 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty v platném znění má:

"Nárok na vrácení daně má rovněž osoba, která takovou daň zaplatila a která požádá o vrácení daně zaplacené z prostředků nenávratné zahraniční pomoci nebo z prostředků ze zdrojů Evropské unie poskytnutých na podporu projektů výzkumu a vývoje^59a), pokud podle pravidel poskytovatele prostředků nemohou být tyto prostředky použity na úhradu daně."

 

MŠMT je pověřeno vadávat "Potvrzení o původu prostředků" potřebné k vrácení DPH finančním úřadem. Více informací naleznete zde.

 

59a) Zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu a vývoje), ve znění pozdějších předpisů."

 

ČR nyní přispívá stejně jako ostatní členské země do rozpočtu Evropské unie podle velikosti HDP. Na financování rámcového programu je pak uvolněna část takto vzniklého rozpočtu EU. Asociované a kandidátské země přispívají přímo do rozpočtu rámcového programu podle velikosti HDP (jedná se pak o navýšení rozpočtu). Do rozpočtu nepřispívají ICPC země, ale mohou z něho v rámci podpory mezinárodní spolupráce čerpat.

 

Poprvé se Česká republika zapojila do vědecko-výzkumné politiky EU v roce 1993 prostřednictvím 3. rámcového programu, kdy se mohla účastnit pouze jako „třetí země“  a to jen ve vybraných oblastech výzkumu a vývoje.

 

 4. rámcového programu se  ČR mohla zúčastnit v rámci speciálních programů INCO a INCO-COPERNICUS s finanční podporou z rozpočtu rámcových programů.

 

ČR začala přispívat k rozpočtu rámcových programů až od 5. rámcovém programu. Účast v  5. RP byla označována jako „Přidružení k rámcovým programům a byla podmíněna úhradou tzv. vstupního poplatku. Byla tehdy stanovena jednoduchá formulka, podle které asociované státy přispívaly přímo do rozpočtu 5.RP podle velikosti HDP. Bylo také dohodnuto, že kandidátské asociované státy uhradí jen 70 % poplatku určeného touto formulí (postupně 40 %, 60 %, 80 %  a nakonec 100 % částky stanovené formulí na každé období 5.RP). Celkově bylo za období 1999 - 2002 uhrazeno 2,278 mld. Kč.

 

V prvním roce 6. rámcového programu (tj. rok 2003) byly příspěvky všech tehdejších kandidátských států do rozpočtu 6.RP stanoveny stejným postupem jako u 5.RP. Pro ČR takto stanovený příspěvek v r. 2003 činil 837 mil. Kč.

 

Zásadní změnu ve financování aktivit na úrovni EU přinesl vstup ČR do EU. Po němž již státní rozpočet nepočítá s žádnými speciálními příspěvky k jednotlivým programům EK, ale celkový národní příspěvek ČR coby členského státu přispívá k celkovému rozpočtu EU. Po vstupu ČR do EU lze částku, kterou ČR fakticky přispívá do rozpočtu RP (v rámci svého celkového národního příspěvku do rozpočtu EU) jen obtížně odhadovat.

 

Pro Váš přehled také uvádím graf ukazující výši rozpočtu určeného Evropskou komisí na jednotlivé rámcové programy (v mld. EUR):

1.RP (1984-1987, rozpočet 4,5 mld. ECU)

2.RP (1987-1991, rozpočet 5,4 mld. ECU)

3.RP (1990-1994, rozpočet 7,7 mld. ECU)

4.RP (1994-1998, rozpočet 13,2 mld. ECU, včetně rozpočtu na EURATOM)

5.RP (1998-2002, rozpočet 15 mld. EUR)

6.RP (2002-2006, rozpočet 17,5 mld. EUR)

7.RP (2007-2013, rozpočet 50,5 mld. EUR plus 2,75 EUR na Euratom na období 2007-2011)

U koordinačních a podpůrných akcí mohou nepřímé náklady dosahovat maximálně 7 % z celkových přímých uznatelných nákladů, což platí pro všechny subjekty. Je třeba si ale uvědomit, že se v tomto případě nejedná o pevnou sazbu (flat rate), ale o limit pro nepřímé náklady. Účastnící vykazující skutečné nepřímé náklady budou v tomto případě vykazovat Komisi celkové přímé i nepřímé uznatelné náklady projektu, které mohou být v plné výši auditovány, Komise však bude hradit nepřímé náklady pouze do výše 7 % z celkových přímých uznatelných nákladů projektu.

Ano. V průběhu trvání projektu existuje možnost beztrestných oprav. Pokud byl formulář C vyplněn špatně, opraví se v dalším vykazovaném období pomocí kolonky „Adjustment“ - o chybu se upraví i požadovaná částka.

Zaměstnanec může pracovat v rámci své celkové pracovní doby na více projektech s různou kapacitou. Evropská komise proplácí pouze skutečně odpracované a vykázané hodiny. Zaměstnanec by měl tedy pravidelně zaznamenávat počet hodin strávených na jednotlivých projektech (a činnostech v rámci jednoho projektu), Komise doporučuje používat pro tento účel časové výkazy, tzv. timesheets. Komise nepožaduje povinně vést timesheets, vyžaduje pouze jakýkoliv prokazatelný záznam odpracované doby na projektu, který by měl obsahovat: jméno zaměstnance a jeho zaměstnavatele, jméno a číslo projektu, období, za které je výkaz veden, počet hodin odpracovaných na projektu a jméno a podpis pracovníka oprávněného podepisovat.

 

Na dotaz, zda je nutné vést evidenci celkové odpracované doby nebo pouze doby strávené na konkrétním projektu 7. RP Komise neodpovídá jednoznačně. Jak Komise tak auditoři doporučují vést záznam celkové odpracované doby, pokud však bude zaznamenávána pouze doba práce na konkrétním projektu, nepovede to určitě k neuznatelnosti relevantních osobních nákladů. I zaměstnanec, který pracuje na plný úvazek na projektu, musí zaznamenávat svoji odpracovanou dobu. Je totiž nutné vykázat nejen počet odpracovaných hodin, ale také oddělit počet hodin strávených prací na různých činnostech v projektu – tedy na činnosti výzkumu (které jsou hrazeny z 50/75 %), činnosti demonstrační (50 %) popřípadě činnosti administrativní a další (100 %).

Směnný kurz ECB (platný první den měsíce následujícího po vykazovaném období, popřípadě směnný kurz platný v den vzniku skutečných nákladů) je v projektech RP používán pro přepočet české koruny na eura pro účely vykazování uznatelných nákladů projektu ve formuláři C.

 

Pro převod eur na české koruny se používá kurz běžně používaný Vaší institucí (např. kurz vyhlašovaný ČNB). U nakupovaného materiálu nebo u zahraničních cest jsou náklady vzniklé v euro nejprve přepočítány z eur na koruny kurzem, který odpovídá obvyklým účetním zásadám Vaší organizace pro přepočet eur na koruny, a příslušná částka je zanesena v korunách do účetnictví. Teprve v okamžiku, kdy bude končit vykazované období a Vy budete vyplňovat formulář C, provedete přepočet na eura za celé vykazované období výše uvedeným způsobem.

Rozhodující je, kdy jsou náklady zaneseny v účetnictví – např. mzdy za červen jsou zaneseny v účetnictví za červen. Není důležité, kdy byly vyplaceny.

 

Pokud budete mít vykazované období např. 1. 7. 2007 – 30. 6. 2007 a rozhodli jste se používat pro přepočet směnný kurz ECB platný první den v měsíci následujícím po ukončení vykazovaného období, sečtete osobní náklady za jednotlivé měsíce vykazovaného období (červenec 2007 až červen 2008) a tyto celkové náklady přepočtete pro účely formuláře C na eura kurzem ECB k 1. 7. 2008. Nebudete tedy používat 12 různých kurzů, pro každý měsíc jiný.

Do celkových osobních nákladů vykazovaných Evropské komisi v rámci projektů 7. RP patří náklady zaměstnavatele na zaměstnance – tj. hrubá mzda a sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem (tzv. odvody z mezd). Do nákladů lze zahrnout i další náklady, pokud vyplývají ze zákona.

 

Do osobních nákladů je možné zahrnout i běžné odměny (či osobní ohodnocení), které odpovídají obvyklé praxi v organizaci. Pro odměňování neexistuje jednotný recept, v 7. RP není pro vyplácení odměn určeno žádné konkrétní „evropské“ pravidlo. Vše se má řídit běžnou praxí organizace – tedy postupovat podle pravidel, která jsou v organizaci pro vyplácení odměn stanovena. Pokud organizace nemá zpracován vnitřní předpis – pravidla a nástroje odměňování zaměstnanců - lze jen doporučit, aby tak učinila. Záleží na organizaci, jak nastaví kritéria. Vnitřní předpis by se však měl vztahovat na všechny získané projekty (nejen na 7. RP), měl by mít dlouhodobý charakter a být praktikován u všech zaměstnanců splňujících stanovená kritéria. Je třeba si uvědomit, že v průběhu auditu bude auditor porovnávat průměrnou hodinovou sazbu vybraných zaměstnanců pracujících na projektu s jejich hodinovou sazbou účtovanou na projekt a případné odchylky bude hlásit Komisi. Závěrem je možné říci, že je třeba, aby byli pracovníci finančně motivováni k práci na projektech 7. RP, záleží však na tom, jaké podmínky instituce vytvoří.

 

Níže jsou uvedeny pasáže z  Modelové grantové dohody (MGA), kde jsou řešeny otázky vztahující se k osobním nákladům v 7. RP:

 

1) MGA, Annex II, str. 16: Podle zde uvedeného odstavce zaměstnanec, který prokazatelně pracuje na projektu 7. RP a jehož osobní náklady jsou vykazovány Komisi, musí být (finančně) ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka: tj. mzdu nelze účelově navyšovat pouze pro projekty 7. RP.

 

„With regard to personnel costs, only the costs of the actual hours worked by the persons directly carrying out work under the project may be charged. Such persons must:

– be directly hired by the beneficiary in accordance with its national legislation,

– work under the sole technical supervision and responsibility of the latter, and

– be remunerated in accordance with the normal practices of the beneficiary.“

  

2) V MGA, Form D, str. 6 se u osobních nákladů píše, že auditor by měl vypočítat hodinovou sazbu vybraného zaměstnance pracujícího na projektu a následně ji porovnat s hodinovou sazbou účtovanou na projekt a odchylky nahlásit Komisi.

 

„For each employee selected, the Auditor recomputed the hourly rate by dividing the actual personnel costs by the actual productive hours, which was then compared to the hourly rate charged by the Beneficiary.“

 

3) V MGA, Form E, str. 8 je opět zdůrazňováno, že zaměstnanec musí být ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka: tj. mzdu nelze účelově navyšovat pouze pro projekty 7. RP

 

„Personnel costs of the employees only include standard salaries, employer's costs, etc. and no special conditions exist for employees on EC projects, unless they are explicitly foreseen in the Grant Agreement.

The costs consisted of standard salaries and statutory employers' costs, and did not include bonuses and confirmation was obtained from the Beneficiary that no special conditions exist for employees on EC projects."

Modely vykazování nákladů známé z předchozích rámcových programů byly zrušeny. Přesněji řečeno -zrušen je model dodatečných nákladů (AC), modely FC a FCF jsou zachovány, pouze se jim tak neříká.

V 7.RP účastníci vykazují skutečné přímé náklady a u nepřímých nákladů se mohou rozhodnout pro:

• 1. vykazování skutečných nepřímých nákladů (tj. REAL INDIRECT COSTS) - Vurčitých případech existuje možnost použít zjednodušenou metodu výpočtu režijní sazby (tj. SIMPLIFIED METHOD)
• 2. pevnou sazbu na nepřímé náklady

• Základní sazba je 20 % přímých uznatelných nákladů (očištěných od nákladů na subdodávky a od nákladů na zdroje poskytnuté třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách účastníka.) tj. STANDARD FLAT RATE – použitelná pro kohokoliv!
• Přechodnou sazbu 60% mohou využít neziskové veřejné subjekty, instituce vyššího a středního vzdělávání, (neziskové) výzkumné organizace a SME, které nejsou schopny kvůli nedostatku analytického systému s jistotou identifikovat své skutečné nepřímé náklady projektu (týkající se projektů spolupráce, sítí excelence a výzkumu ve prospěch specifických skupin). platné pro výzvy s uzávěrkou do konce r. 2009 (od roku 2010 bude stanovena nová hodnota.), tj. SPECIAL TRANSITION FLAT RATE.

 

Analytickým účetním systémem je myšleno nejen účetnictví, ale celý systém užívaný organizací pro přiřazení nepřímých nákladů na jednotlivé projekty.

 

Pro specifické typy projektů (akce) je pro všechny organizace a typy účetnictví daná jednotná sazba a to pro:

• koordinační a podpůrné akce sazba 7%
• akce Marie Curie 10 %
• akce Evropské výzkumné rady (ERC) 20 %

Rozhodovací strom pro volbu metody vykazování nepřímých nákladů (zdroj: Guide to Financial Issues):

 

Maximální příspěvek ES závisí na:

1. Činnosti v projektu (activity)
2. Typu projektu (režim financování, funding scheme)
3. Typu účastníka

Maximální výše příspěvku Společenství	Výzkum a technologický rozvoj (zahrnuje koordinaci vědeckých činností)	Demonstrační činnosti	Management + další činnosti specifikované v příloze I GA
Sítě excelence	50 % 75 %*		100 %
Projekty založené na spolupráci**	50 % 75 %*	50 %	100 %
Koordinační a podpůrné akce			100 % (!limit 7 % na nepřímé náklady)

 

 

* Platí pro neziskové veřejné subjekty, instituce vyššího a středního vzdělávání, (neziskové) výzkumné organizace a SME

** Včetně výzkumu ve prospěch specifických skupin (zejména malých a středních podniků)

 

 

1. ČINNOSTI v projektu (aktivity):

 

Výzkum a technologický vývoj (RTD activities)

Jedná se o aktivity přímo směřující k vytváření nových znalostí, nových technologií a výrobků včetně koordinace výzkumu. Tyto činnosti jsou specifikovány v Annexu I grantové dohody (technickém dodatku).

Finanční příspěvek Společenství může dosáhnout maximálně 50 % celkových uznatelných nákladů. Výjimkou jsou neziskové veřejné subjekty, instituce středního a vysokoškolského vzdělávání, neziskové výzkumné organizace a malé a střední podniky, u nichž může příspěvek Společenství dosáhnout maximálně 75 % celkových uznatelných nákladů.

 

Demonstrační činnosti (Demonstration)

Činnosti, které slouží k prokázání realizovatelnosti nové technologie (prototypy, pilotní výrobní linky aj.).

Finanční příspěvek Společenství může dosáhnout až 50 % celkových uznatelných nákladů. Tento limit je shodný pro všechny typy subjektů.

 

Manažerská činnost (Management)

Do manažerských činností patří následující aktivity:

• povinně náklady na osvědčení o finančních výkazech (ke kterým se ovšem nesmí připočítávat režie, jelikož na tuto činnost je nahlíženo jako na subdodávku)
• náklady na uspořádání výzvy pro hledání nového partnera u velkých projektů spolupráce či NoE (pokud je takováto výzva v projektu plánována)
• péče o konsorciální smlouvu a její případné změny
• právní, smluvní, finanční, administrativní vedení konsorcia

Největší podíl na manažerské činnosti mívá koordinátor.

 

Náklady na manažerskou činnost mohou být hrazeny až do výše 100 % nezávisle na typu subjektu, který manažerskou činnost vykonává.

 

Do manažerských činností nepatří vědecké vedení projektu, které spadá pod výzkumné činnosti a činnosti technologického vývoje a je hrazeno maximálně do výše 50 % (resp. 75 %).

Manažerská činnost není v grantové dohodě ohraničená maximální výši 7 % příspěvku ES (jako tomu bylo v 6.RP), nicméně pokud by tato hranice měla být významně překročena bez dostatečného zdůvodnění, je možné, že to bude negativně vnímáno hodnotiteli. Každopádně bude Komise během kontraktačního jednání požadovat vysvětlení.

 

Další činnosti (Other activities)

• Šíření výsledků (např. vytvoření webové stránky, prezentace projektu na konferencích a workshopech, včetně přípravy publikací a případného poplatku za ně)
• Činnosti související s duševními právy (např. patentové řízení včetně patentové rešerše a právního poradenství, licenční poplatky třetím stranám za přístupová práva kduševnímu vlastnictví potřebná kimplementaci projektu)
• Navazování kontaktů (například organizování seminářů pro navazování kontaktů a vytváření vědeckých sítí – tzv. networking)
• Studie socio-ekonomického dopadu (např. hodnocení očekávaného socioekonomického dopadu nových znalostí nebo analýza faktorů, které budou ovlivňovat využití těchto znalostí)
• Odborná příprava a školení (tzv. training activities) – Je nutné si uvědomit, že se musí jednat o „training in the results of research“ a že ES hradí pouze náklady spojené stěmi, kdo provádějí školení (popř. nájem prostor nebo platy školitelů), osobní náklady školených hrazeny nejsou.

Finanční příspěvek Společenství zde může dosáhnout až 100 % celkových uznatelných nákladů. Již při plánování projektu je však nutné ověřit, že daný typ nákladů není v konkrétním projektu zakázán, a prodiskutovat s Komisí při kontraktačních jednáních, že činnost bude opravdu hrazena ze 100 %, a uvést předpokládané náklady do rozpočtu v Annexu I.

 

Mezi činnosti, které jsou hrazeny Komisí, není možné zahrnout činnosti komerčního charakteru jako marketing, či příprava komerčního využití výsledku projektu.

 

Zde je také třeba upozornit na to, že „Small or medium scale focused projects“ v prioritě ICT (tzv. STREP) neobsahují kategorii činností „Other“. Činnosti, které by v jiných prioritách spadaly do ostatních činností, zde musí být zařazeny pod činnosti výzkumu popř. manažerské činnosti. Školící činnosti v tomto případě ES hrazeny nejsou (nejsou zde ani plánovány, protože se zde jedná o cílově orientovaný výzkum).

 

2. TYP PROJEKTU (režim financování)

 

Pro výši grantu je rozhodující také typ projektu (tzv.režim financování, funding scheme).

 

Projekty založené na spolupráci (Collaborative projects, CP)

• Small or medium scale focused projects
• Large scale integrating projects

U CP jsou financovány činnosti výzkumu, demonstrační činnosti a činnosti manažerské a další (tedy všechny druhy výše zmíněných činností). Pracovní program dané priority zpravidla stanoví hranici pro příspěvek ES (ne rozpočet !), kterou je nutno dodržet. Pokud tato hranice nebude dodržena, bude projekt automaticky vyřazen (tedy nebude ani připuštěn k hodnocení). Hranice se ve výzvách různých priorit liší, je tedy potřeba pečlivě pročíst pracovní program a text relevantní výzvy.

 

Koordinační a podpůrné akce (Coordination and Support Actions , CSA)

• Coordination aciton
• Support action

Koordinační a podpůrné akce (CSA) nejsou určeny k financování výzkumu a demonstrací. Jsou zde financovány aktivity zaměřené především na koordinaci a podporu výzkumných aktivit a politik. Příspěvek ES může u tohoto typu projektů dosáhnout až 100 % přímých uznatelných nákladů, úhrada nepřímých nákladů je zde omezena na výši 7 % z celkových přímých uznatelných nákladů (bez subdodávek). U těchto projektů nejsou zpravidla stanoveny limity pro příspěvek ES.

 

Sítě excelence (Networks of excellence, NoE)

U NoE jsou financovány činnosti výzkumu, manažerské činnosti a další (tedy všechny druhy zmíněných činností mimo demonstrací).

 

Výzkum ve prospěch specifických skupin (Research for the benefit of specific groups)

• SMEs/SME Associations – malé a střední podniky a asociace malých a středních podniků
• CSOs - organizace občanské společnosti

Pro tyto typy projektů platí některá zvláštní pravidla.

 

3. TYP ÚČASTNÍKA

 

Maximální příspěvek ES na činnosti výzkumu a technologického rozvoje je pro určité subjekty zvýšen z 50 na 75 % celkových uznatelných nákladů. Těmito subjekty jsou:

• neziskové veřejné subjekty = jakýkoli právní subjekt, který je jako takový definován vnitrostátním veřejným právem, jakož i mezinárodní organizace (viz Pravidla účastni v7.RP, Článek 2 (13), str. 4)
• instituce středního a vysokoškolského vzdělávání = právní subjekt který je jako takový definován vnitrostátním právem, bez ohledu na to, zda se jedná o ziskovou či neziskovou instituci (Pravidla účasti v7.RP neobsahují definici těchto institucí)
• výzkumné organizace = právní subjekt založený (podle vnitrostátního práva) jako nezisková organizace, pro níž je provádění výzkumu nebo technologického rozvoje jeden z jejích hlavních cílů (viz Pravidla účasti v7.RP, Článek 2 (7), str. 4)
• SME = definice SME není jako vostatních případech definována vnitrostátním právním řádem, ale doporučením EK 2003/361/EC, které se nachází na http://ec.europa.eu/enterprise/enterprise_policy/sme_definition/index_en.htm (viz Pravidla účastni v7.RP, Článek 2 (14), str. 4):
• méně než 250 zaměstnanců
• obrat do 50 mil. €/rok
• aktiva do 43 mil. €
• nezávislá organizace (v případě závislých organizací se údaje sčítají)

Pokud během realizace projektu účastník změní svůj status, budou vyšší maximální míry příspěvku ES použitelné pouze do okamžiku, kdy k této změně došlo.

 

Zaměstnanec, který prokazatelně pracuje na projektu 7.RP a jehož osobní náklady jsou vykazovány Komisi, musí splňovat všechna následující kritéria:

1. Být zaměstnancem účastníka projektu dle národního práva: Být s organizací účastnící se projektu 7.RP v pracovním poměru, ať již na trvalý nebo dočasný pracovní poměr (je možné uplatnit i Dohodu o pracovní činnosti či Dohodu o provedení práce).
2. Pracovat pod přímým technickým dozorem a zodpovědností účastníka: Výsledky činnosti zaměstnance musí patřit účastníkovi (zaměstnavateli).
3. Být (finančně) ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka: Mzdu nelze účelově navyšovat pouze pro projekty 7.RP.

Pracovník může pracovat v rámci své celkové pracovní doby na více projektech s různou kapacitou. EK proplácí pouze skutečně odpracované a vykázané hodiny. Pracovník by měl pravidelně zaznamenávat počet hodin strávených na jednotlivých projektech (popř. činnostech v rámci jednoho projektu), Komise doporučuje používat časové výkazy, tzv. timesheet. V případě, že vědec pracuje na více projektech, bude ve vyúčtování projektu 7.RP započítán pouze počet hodin skutečně odpracovaných na daném projektu, tak jak to vyplývá z jeho timesheet. Pokud tedy bude vědec pracovat na projektu z 20 % svého pracovního času, bude se na tento projekt účtovat pouze poměrná část mzdy odpovídající skutečně odpracovaným hodinám.

 

ICPC země - International Cooperation Partner Countries - jsou tzv.třetí země (známé ze 6.RP jako INCO země), které Evropská komise klasifikuje jako země s nízkými příjmy (zpravidla se jedná o země Afriky, Asie, Lat.Ameriky aj.) – jejich seznam najdete v příloze. Subjekty z těchto zemí mohou obdržet příspěvek ES v případě, že se účastní projektu 7.RP. Subjekty z ICPC zemí se mohou účastnit všech typů projektů, někdy je jejich účast výslovně doporučena v pracovním programu a v konkrétní výzvě.

 

ICPC země mají v projektech 7.RP možnost, rozhodnout se pro následující způsoby financování:

• 1) náhradu uznatelných nákladů (reimbursement of eligible costs) jako každý jiný partner v 7.RP. Pro vyúčtování nepřímých nákladů se tedy mohou rozhodnout pro skutečné nepřímé náklady, zjednodušenou metodu výpočtu režijní sazby či pevnou sazbu (flat rate) na nepřímé náklady.

Nebo:

 

• 2) paušální částku (lump sum), která hradí veškeré náklady spojené súčastí v projektu: Tabulka svýší příspěvků pro ICPC země formou paušální částky se nachází vDraft Guide to Financial Issues (verze z24. 4. 2007, Article II.18 MGA, str. 54). Uvedená tabulka uvádí následující údaje:

 

Ekonomická vyspělost ICPC země	Příspěvek (EUR/výzkumník/rok)
nízký příjem	8 000
nižší střední příjem	9 800
vyšší střední příjem	20 700

 

 

Ve stejném dokumentu se na stránce 55-59 nachází tabulka, ve které je určeno, které ICPC země jsou považovány za země s nízkým, které za země s nižším středním  a které za země s vyšším středním příjmem.

 

Pro právní subjekt se sídlem v ICPC zemi, který se účastní 7.RP a rozhodne se pro paušální částku, je výše příspěvku na projekt založena na údajích z uvedené tabulky vynásobených počtem člověko-roků vynaložených na projekt. Maximální příspěvek ES je pak vypočten jako procento, jehož výše je dána v následující tabulce:

 

 

Režim financování	Neziskové veřejné subjekty, instituce středního a vysokoškolského vzdělávání, neziskové výzkumné organizace a malé a střední podniky	Všechny ostatní organizace
Projekty založené na spolupráci (CP)	75 %	50 %
Sítě excelence (NoE)	75 %	50 %
Koordinační a podpůrné akce (CSA)	100 %	100 %
Podpora „hraničního“ výzkumu (ERC)	100 %	100 %
Výzkum ve prospěch specifických skupin	75 %	50 %
Odborná příprava a profesní rozvoj výzkumných pracovníků (Marie Curie)	Není použitelné	Není použitelné

 

 

Příspěvek ES (tedy dané procento podle uvedené tabulky) formou ICPC lump sums pokrývá veškeré náklady účastníků z ICPC země - a to nejen přímé osobní náklady a cestovné, ale také náklady na spotřební materiál, investice a nepřímé náklady. Není zde tedy potřeba prokazovat konkrétní skutečnou výši těchto nákladů.

 

Rozpočet projektů 7.RP záleží především na rozsahu plánované práce. V některých případech však jsou Komisí dána omezující kritéria. Pokud taková omezení existují, jsou uvedena v dokumentech vztahujících se ke konkrétní „výzvě k předložení návrhu“ (Calls for proposals) – hlavně v pracovním programu (work programme).  Kromě toho je u každé výzvy uvedena celková částka, vyčleněná na všechna témata (topics) v dané výzvě. Pro jednotlivá témata mohou být někdy uvedeny hranice minimálního a/nebo maximálního příspěveku ES (ne rozpočtu!). Pokud je uveden limit pro částku příspěvku ES, jedná se o částku na celou dobu řešení projektu pro všechny partnery v konsorciu. Jak bude příspěvek ES rozdělen mezi partnery v konsorcii už záleží na interní dohodě mezi partnery.

 

Otázka vyúčtování bankovních poplatků v projektech rámcových programů není zcela vyjasněna. Doufáme, že ji Komise v brzké době upřesní, zatím však od Komise neexistuje přesná odpověď na tyto otázky.

 

Bankovní poplatky mohou být různého druhu:

 

1) poplatky spojené se zahraničními transakcemi týkající se plateb spojených s plánovanými aktivitami daného projektu RP

Pokud jsou platby (tedy i poplatky) prokazatelně spojeny s plánovanými aktivitami daného projektu RP a organizace poplatky spojené se zahraničními transakcemi (jakýmikoliv, ne jen týkajícími se RP) běžně vede jako přímý náklad, mohou být i Komisi vykazovány jako přímý uznatelný náklad projektu. V běžné praxi však organizace většinou zahrnují tyto náklady do režie. Záleží tedy na „běžné účetní praxi“ Vaší instituce.

 

2) poplatky za vedení účtu

Pokud byl účet otevřený specielně na projekt, tak poplatky mohou byt nárokovány, v běžné praxi však organizace zahrnují tyto náklady do režie. Záleží tedy na „běžné účetní praxi“ Vaší instituce. Kromě koordinátora, který musí pro projekt otevřít zvláštní účet, mohou organizace používat pro projekty 7.RP vlastní již existující účet.

 

3) poplatky vzniklé při převodu finančních prostředků mezi koordinátorem a jednotlivými kontrahenty

Pokud mluvíme o bankovních poplatcích vzniklých při převodu finančních prostředků mezi koordinátorem a jednotlivými účastníky, jsou tyto poplatky potencionálním uznatelným nákladem pro koordinátora (činnosti managementu) – tedy pokud náklady na tyto poplatky opravdu nese koordinátor (doporučujeme ošetřit konsorciální smlouvou, aby náklady na takovýto bankovní převod nešly k tíži účastníka).

 

Pro účely vykazování nákladů ve Formuláři C budete muset náklady vzniklé v jiných měnách než euro převést na eura dle:

• směnného kurzu platného v den vzniku skutečných nákladů nebo
• směnného kurzu platného první den v měsíci, který následuje po příslušném vykazovaném období

Pro obě možnosti musí být používán směnný kurz vyhlašovaný Evropskou centrální bankou (ECB), který je k dispozici na: http://www.ecb.int/stats/eurofxref.

 

Pro sestavení návrhu rozpočtu není Komisí určen žádný konkrétní kurz a je tedy na Vás, jaký kurz zvolíte s ohledem na vývoj eura a očekávanou inflaci.

 

Pro pochopení, jak funguje způsob vykazování nákladů a jak se vypočítávají režijní náklady Vám doporučujeme se podrobně seznámit s Annex II modelové grantové dohody. Nicméně vzhledem k tomu, že každá uzavřená smlouva je specifická, si podrobně přečtěte celou smlouvu i se všemi dodatky.

 

Aby byly náklady projektu hrazeny Komisí, musí uznatelné. Základní podmínkou uznatelnosti je, že náklady musí být skutečné, zaznamenané v účetnictví a daňových dokumentech, identifikovatelné (doložitelné) a kontrolovatelné. Veškeré doklady (účtenky, faktury, letenky, zprávy ze služební cesty,…), dokazující vznik konkrétních nákladů projektu, musí být pro účely auditu z Komise zachovány po dobu 5 let od ukončení projektu.

 

Každý partner na konci daného období provádí vyúčtování na Formuláři C, který je přílohou smlouvy s Komisí a zasílá jej koordinátorovi, který společně se souhrnným finančním výkazem vše odesílá Komisi. Do Formuláře C se vykazují skutečné náklady projektu vzniklé během daného období a odpovídající vykonané práci. Pokud vykazujete nepřímé náklady pevnou sazbou počítanou z přímých nákladů, vypočítáte tuto částku daným procentem  z vzniklých přímých nákladů.

 

K Formuláři C se podle určitých pravidel přikládá Osvědčení o finančních výkazech vystavené externím auditorem, který potvrzuje, že vykazované náklady jsou zaneseny v účetnictví a odpovídají finančním ustanovením Grantové dohody. Pokud účastník používá pevnou sazbu na nepřímé náklady, audit zkoumá, zda procento bylo správně vypočteno, nikoliv však obsah samotných režijních nákladů. Takto vypočtené nepřímé náklady tedy nemusí být pro Komisi podloženy účetními doklady.

 

Příjemce grantu si může vybrat auditora včetně svého obvyklého externího auditora za předpokladu, že splňuje podmínku nezávislosti na příjemci a musí mít kvalifikaci k provádění statutárních auditů dle národní legislativy. Doporučuje se vybrat si auditora, který má již zkušenost s auditem ze 6.RP, má přehled o tom, jaké dokumenty od organizace bude vyžadovat a  dobře  se  orientuje v platných pravidlech pro financování a vykazování nákladů projektů a dotaznících, které bude vyplňovat. V případě veřejných subjektů, výzkumných organizací a institucí středního a vysokoškolského vzdělávání může osvědčení o finančních výkazech vydat příslušný státní úředník.

 

Osvědčení o finančních výkazech (Certificate on Financial Statements - CFS, možno také přeložit jako certifikované vyúčtování, popř. auditní certifikáty) je vyúčtování projektu potvrzené auditorem na formuláři D (Annex VII Grantové dohody), neboli finanční audit týkající se části účetnictví vztahující se k projektu (určitému vykazovanému období).

 

Partner projektu, jehož příspěvek Společenství (ne rozpočet!) na jeden projekt 7.RP nedosáhne výše 375.000 EUR, nemusí předkládat žádné osvědčení o finančních výkazech a to ani na konci projektu.

 

Příklad tříletého projektu 7.RP:  Osvědčení o finančních výkazech

1. První vykazované období: příspěvek ES činí 175.000 €  => žádné osvědčení
2. Druhé vykazované období: příspěvek ES činí 200.000 € => osvědčení povinné (kumulativní příspěvek ES ≥ 375.000 €)
3. Třetí vykazované období: příspěvek ES činí 150.000 €  => žádné osvědčení (kumulativní příspěvek ES od posledního osvědčení < 375.000 €)

Ať už je účastník povinen předložit osvědčení o finančních výkazech ověřené auditorem nebo ne, nemá to vliv na příjemcovu odpovědnost vůči Evropské komisi. Až do pěti let od ukončení projektu může být kdykoliv proveden audit samotnou Evropskou komisí (popř. prostřednictvím jejího zástupce).

 

Formulář E neboli osvědčení o metodologii výpočtu osobních a režijních nákladů a osvědčení o průměrných osobních nákladech je novinkou v 7.RP. Jedná se o nástroj, který má zajistit, aby metody vykazování nákladů používané účastníky v projektech 7.RP byly v souladu s pravidly tohoto programu. Na základě zkušeností z minulých rámcových programů se ukázalo, že nejvíce chyb a problémů vznikalo v oblasti osobních a nepřímých nákladů. Těmto chybám je v 7.RP snaha předcházet tím, že si účastník nechá dopředu auditorem certifikovat a Komisí schválit používanou metodologii.

 

Osvědčení není povinné, použije se pouze pokud účastníci chtějí

• v vykazovat průměrné personální náklady. Pokud je metodologie schválená, průměrné náklady se považují jako ne výrazně se lišící od skutečných nákladů (= část Formuláře E týkající se osvědčení o průměrných osobních nákladech).
• v podávat osvědčení o finančních výkazech jen na konci projektu (ne za každé vykazované období, kdy kumulativní příspěvek ES ≥ 375.000 €). Pokud je metodologie používaná organizací schválena a správně aplikována, nehrozí po provedení auditu riziko, protože chyby již byly identifikovány a opraveny při tvorbě metodologie. Tato možnost je určena pro subjekty, které mají velké množství projektů z rámcových programů a to konkrétně pro subjekty, které mají (měly) alespoň 8 účastí v6.RP spříspěvkem převyšujícím 375 tis. EUR. = Část Formuláře E týkající se osvědčení o metodologii.

V případě, že subjekt nechce certifikovat metodologii, ale jen průměrné osobní náklady, použije se jen ta část z formuláře E, která se k tomu vztahuje a ta se nechá stvrdit auditorem i Komisí.

Náklady na osvědčení (po dohodě s EK) jsou uznatelným nákladem projektu 7.RP.

 

V 7.RP bude Evropská komise poskytovat příspěvek až do určité výše uznatelných nákladů na řešení projektu  Zbylých x  % musíte dofinancovat. Evropské komisi však nemusí být prokazováno, z jakých konkrétních prostředků bylo spolufinancování realizováno. Podstatné je, že veškeré náklady musíte mít zaevidovány ve Vašem účetnictví. Je ale otázkou o jaké granty se jedná.

• Vpřípadě, že se jedná o finanční převod od jiného subjektu určený přímo na projekt, jsou tyto prostředky příjmem projektu. Projekt 7.RP nesmí být ziskový (tzn. příspěvek Společenství sečtený spříjmy projektu nesmí převýšit náklady projektu). Pokud se tak stane, příspěvek ES se adekvátně sníží..
• Použití veřejných prostředků na financování výzkumu (tedy i spolufinancování univerzitního výzkumu, tj. nehospodářské činnosti) je určeno č. 130/2002 Sb. vplatném znění ,. Tento zákon umožňuje úhradu finančních podílů z prostředků České republiky na podporu projektů mezinárodní spolupráce ve výzkumu a vývoji, pokud je tento finanční podíl možno hradit z veřejných prostředků, formou dotace právnickým nebo fyzickým osobám nebo zvýšením výdajů organizačních složek na řešení projektu. Instituce budou moci požádat o účelové navýšení svých institucionálních prostředků o částku, která odpovídá nutnosti dofinancovat jejich účast vtěch projektech rámcového programu, které získají podporu Evropské komise. Dofinancování by tak mělo být již zvlastních zdrojů a nemělo by se počítat jako příjem projektu.

 

V 7.RP  Evropská komise u většiny projektů nehradí 100 % nákladů projektu, účastníci  tedy musí část nákladů financovat z vlastních popřípadě jiných zdrojů. Jedná se o tzv. spolufinancování projektu. Evropské komisi nemusí být prokazováno, z jakých konkrétních prostředků bylo spolufinancování realizováno. Podstatné je, že veškeré náklady jsou zaevidovány v účetnictví organizace v souladu s vnitrostátními pravidly.

 

A) Vlastní zdroje získané v rámci hospodářské činnosti

Jak podniky tak university a veřejné výzkumné instituce mohou v rámci své hospodářské činnosti získávat určité vlastní zdroje, které následně použijí pro účely spolufinancování projektů 7.RP. Hospodářské činnosti zahrnují např. výzkumné zakázky na fakturu, pronájem infrastruktur a poskytování licencí na práva k duševnímu vlastnictví. Vlastními zdroji, které mohou být využity ke spolufinancování projektu 7.RP, jsou i finanční prostředky získané z příjmů projektu (poplatky za konference, prodej publikace,…). Vlastní zdroje jsou však především pro university a VVI velmi omezené.

 

B) Jiné zdroje

• Soukromé

Zdroje, které jsou použity ke spolufinancování projektů 7.RP mohou pocházet také od třetích stran. Může se jednat například o sponzorské dary (za určitých podmínek mohou být tyto zdroje považovány za příjem projektu) nebo bankovní úvěry. V rámci 7.RP vznikl nový nástroj EIB a EK umožňující Evropské investiční bance a finančním zprostředkovatelům v jednotlivých členských státech poskytnout větší množství rizikových úvěrů na financování investic do výzkumu, vývoje a inovací a to mimo jiné i za účelem spolufinancování projektů 7.RP. Tento nástroj se nazývá Risk Sharing Finance Facility.

• Veřejné

Míra podpory z veřejných zdrojů (Společenství a členského státu) nesmí v součtu překročit hranici danou příslušnou národní legislativou, která se musí řídit evropským Rámcem Společenství pro státní podporu na výzkum a vývoj a inovace (2006/C 323/01). Tento Rámec určuje pravidla, kterými se mají členské státy EU řídit při udělování veřejné podpory na VaV ze státních zdrojů. Míra podpory Společenství a členského státu tedy v součtu nepřekročí hranici dovolenou tímto Rámcem. Pro malé, střední a velké podniky dosahuje ve většině případů maximální míra podpory v 7.RP meze stanovené Rámcem podpory, spolufinancování z veřejných zdrojů tedy u těchto subjektů nebude přicházet v úvahu. Jiná je situace universit a VVI, kterým je umožněno získat až 100 % finančních prostředků na realizaci projektu VaV z veřejných zdrojů.

 

Použití veřejných prostředků na financování výzkumu je v České republice řízeno zákonem č. 130/2002 Sb. o podpoře výzkumu a vývoje a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Tento zákon byl novelizován zákonem č. 171/2007 Sb., který nabyl účinnosti (byl vyhlášen ve Sbírce zákonů) dne 12. července 2007. Tato novela umožňuje použití institucionálních prostředků na úhradu finančních podílů z prostředků České republiky na podporu projektů mezinárodní spolupráce ve výzkumu a vývoji, pokud je tento finanční podíl možno hradit z veřejných prostředků, formou dotace právnickým nebo fyzickým osobám nebo zvýšením výdajů organizačních složek na řešení projektu. Způsob navýšení institucionální podpory na mezinárodní spolupráci bude upraven vládním nařízením, které v době kompilace tohoto textu ještě nebylo k dispozici. Každopádně dofinancování účasti v projektech 7.RP předpokládá, že bude splněna podmínka možnosti hradit tento finanční podíl z veřejných prostředků – je tedy nutné vzít v úvahu podmínky stanovené Rámcem Společenství pro státní podporu na výzkum a vývoj a inovace. Zákon 171/2007 Sb. přímo stanoví, že novelizované znění zákona 130/2002 Sb. se poprvé použije pro institucionální podporu zahájenou a probíhající od 1. ledna 2007, vztahuje se tedy na všechny úspěšné projekty již od počátku 7.RP.

 

Pevnou sazbu 60 % může SME použít,  pokud splní současně následující tři podmínky:

• 1) Účastní se projektů zaměřených na vědu a technologický rozvoj a demonstrační aktivity, jako jsou projekty spolupráce (Collaborative projects), NoE nebo Výzkum ve prospěch specifických skupin - SME, CSO (pro jiné režimy financování platí jiná pevná sazba na režii – CSA 7 %, Marie Curie 10 %)
• 2) Společnost splňuje podmínky pro status SME ve smyslu doporučení Komise 2003/361/ES ve znění ze dne 6.5.2003

Brožurka obsahující český překlad doporučení http://ec.europa.eu/enterprise/enterprise_policy/sme_definition/sme_user_guide_cs.pdf

 

• 3) SME nemá analytický účetní systém [1] a nemůže tak sjistotou stanovit své skutečné nepřímé náklady na dotyčnou akci. Vpřípadě, že umí sjistotou stanovit své skutečné nepřímé náklady na projekt, musí použít metodu „vykazování skutečných nepřímých nákladů“ (do toho spadá i „zjednodušená metoda výpočtu nepřímých nákladů“) nebo pevnou sazbu na nepřímé náklady ve výši 20% všech přímých uznatelných nákladů po odečtení subdodávek. Je třeba zdůraznit, že bude velmi přísně posuzováno, zda je SME skutečně neschopno přiřadit své nepřímé náklady jednotlivým projektům.

V tomto případě je ale také potřeba upozornit na to, že projekt 7.RP nesmí být ziskový (tzn. příspěvek Společenství sečtený s příjmy projektu nesmí převýšit náklady projektu). Pokud se tak stane, příspěvek Společenství se adekvátně sníží. Některá SME jejichž režie je významně nižší než 60 % by se tak mohla dostat do problémů. Jak bude tato otázka řešena zatím Komise neupřesnila.

 

Aby měl SME nárok na 75 % příspěvek ES:

75 % se vztahuje pouze na činnosti výzkumu a technologického rozvoje. Např. demonstrační činnosti jsou i u SME financovány z 50 %, další činnosti (jako management) ze 100% - viz tabulka na str. 19 Annex II MGA (Part B, Section1, II.16).

---

(1) Pokud mluvíme o analytickém účetním systému nemáme na mysli pouze analytické účetnictví jako takové, ale také skutečnost, že daná organizace musí mít již existující systém, na základě kterého přiřazuje jednotlivé nepřímé náklady konkrétním projektům.

 

Je možné zaškrtnout více možností - zkonzultujte však s definicemi uvedenými v Pravidlech účasti pro 7.RP a postupujte jednotně pro celou organizaci.

 

Pravidla účasti v 7.RP nedefinují „secondary and higher education establishments“, takže pokud má soukromá vysoká škola  akreditaci, platí pro ni  stejná pravidla jako pro veřejné VŠ.

 

Zde najdete bližší informace o tom, co se uvádí do rozpočtu projektů 7.RP pro projekty spolupráce.

 

• o A3: základní údaje o rozpočtu – tzv. indikativním (odhadovaném) rozpočtu projektu, vyplňuje koordinátor za jednotlivé partnery:
• § A3.1: rozpočet jednotlivých partnerů (způsob vykazování nepřímých nákladů, rozpočet podle činností, které jsou vdaném typu projektu povoleny, a podle kategorie nákladů, příjmy projektu, požadovaný příspěvek ES),ukázku formuláře A3.1 najdete níže.
• § A3.2: souhrnný rozpočet za všechny partnery (tvoří se automaticky na základě údajů uvedených ve formulářích A3.1)

1) Formulář A3.1 – tento formulář vyplňuje každý z účastníků zvlášť. Jde o rozpočet jednotlivých partnerů. Uvádí se zde součet přímých a nepřímých nákladů rozdělených nejen podle činností (viz otázka, kde jsou vysvětleny „činnosti v projetku“), ale také podle kategorie nákladů (viz otázka, kde jsou vysvštleny „přímé uznatelné náklady“). ES hradí pouze určité procento vyúčtovaných skutečných nákladů, které se liší podle činností v projektu. Do kolonky „Requested EC contribution“ se tedy uvede pouze požadovaná výše příspěvku, která zohlední limity pro jednotlivé činnosti. Pokud je již v době plánování projetu zřejmé, že s projektem budou spojeny určité příjmy, budou tyto příjmy uvedeny. Ukázku formuláře A.3.1 nelaznete zde.

 

2) Formulář A3.2 – Jeden formulář pro celý projekt - souhrnný rozpočet za všechny partnery (tvoří se automaticky na základě údajů uvedených ve formulářích A3.1). Do rozpočtu pro celý projekt se uvádí součet nákladů přímých a nepřímých rozdělených podle partnerů a podle aktivit (činností).

 

Aby mohl být projekt evaluátory dobře posouzen, je třeba v návrhu projektu náklady (jejich složení) blíže specifikovat a odůvodnit – jedná se o tzv. „Budget justification“, které je součástí části B návrhu projektu.

 

V případě CSA vyberte “standard flat rate” – která je v případě CSA ve výši 7 %. Tato volba nijak neovlivní skutečnost, že při projektech spolupráce (Collaborative projects) používáte přechodnou pevnou sazbu na režijní náklady ve výši 60 % (speciál transition flat rate). Komise formulář EPSS v budoucnu vylepší.

 

Článek 32 (5) Pravidel účasti v 7.RP stanovuje výši přechodné pevné sazby následujícím způsobem:

 

„Neziskové veřejné subjekty, instituce středního a vysokoškolského vzdělávání, výzkumné organizace a malé a střední podniky, které nemohou s jistotou stanovit své skutečné nepřímé náklady na dotyčnou akci, si při účasti v režimech financování, které zahrnují činnosti spojené s výzkumem, technologickým rozvojem a demonstracemi, jak je uvedeno v článku 33, mohou pro granty udělené v rámci výzev k předkládání návrhů, které budou uzavřeny před 1. lednem 2010, zvolit pevnou sazbu ve výši 60 % celkových přímých uznatelných nákladů.“

 

„Pro granty udělené v rámci výzev k předkládání návrhů, které budou uzavřeny po 31. prosinci 2009, stanoví Komise vhodnou úroveň pevné sazby, která by měla vyjadřovat přibližnou hodnotu dotyčných skutečných nepřímých nákladů, avšak neměla by být nižší než 40 %.“

 

Jak je z výše uvedeného patrné, pevná sazba bude stejná pro celé trvání projektu (tedy pokud bude udělen víceletý projekt v roce 2009 se sazbou na nepřímé náklady 60 %, nic se nebude měnit ani po roce 2009). Pro granty udělené na základě výzvy od r. 2010 bude pevná sazba na nepřímé náklady minimálně ve výši 40 % přímých nákladů, přesné číslo však bude stanoveno později.

 

Po celou dobu trvání 7.RP bude možnost využít pevnou sazbu na nepřímé náklady (viz. článek 32 (5) Pravidel účasti v 7.RP). Více viz otázka „Bude se výše přechodné pevné sazby (transition flat rate) pro vykazování nepřímých nákladů v průběhu 7.RP měnit?“.

 

U koordinačních a podpůrných akcí (CSA) mohou nepřímé náklady dosahovat maximálně 7 % celkových přímých uznatelných nákladů, což platí pro všechny subjekty.

 

Účastnící vykazující skutečné nepřímé náklady budou v tomto případě sledovat a vykazovat Komisi celkové přímé i nepřímé uznatelné náklady projektu, Komise však bude hradit nepřímé náklady pouze do výše 7 % celkových přímých uznatelných nákladů projektu. Tyto náklady musí být podloženy doklady a nelze je pouze v uvedené výši vypočítat. V případě auditu mohou být tyto náklady kontrolovány. Pro účely výpočtu rozpočtu při přípravě projektu v těchto případech postačí, když budou nepřímé náklady v uvedené výši 7 % dopočteny.

Subjekty využívající  pro nepřímé náklady u projektů spolupráce pevnou sazbu (20 % nebo 60 %), sledují celkové přímé náklady projekty a výši nepřímých nákladů pro projekty CSA vždy ve výši 7 % pouze dopočtou (pro účely vykazování nákladů projektu Komisi je tedy nemusí mít podloženy účetními doklady).

 

Pro projekty Spolupráce se zaměřením na vědu, technologický rozvoj a demonstrační aktivity, pro projekty NoE a výzkum ve prospěch specifických skupin (SME, CSO) musí účastník používat stejný způsob vykazování nepřímých nákladů po celou dobu 7.RP ve všech podávaných projektech. Je možné přejít z účtování nepřímých nákladů pevnou sazbou na vykazování skutečných nepřímých nákladů (zjednodušenou metodu), nikoliv naopak. Poté, co instituce začne používat vykazování skutečných nepřímých nákladů, musí tak činit u všech následných projektů, které budou na Komisi podávány a následně realizovány.

 

Pro určité druhy projektů platí specifické limity, které je třeba respektovat. Při určování konkrétního způsobu vykazování nepřímých nákladů je třeba vycházet z dokumentů konkrétní výzvy k podávání návrhů projektů a následné Grantové dohody.

 

U koordinačních a podpůrných akcí (CSA) mohou nepřímé náklady dosahovat maximálně 7 % celkových přímých uznatelných nákladů, což platí pro všechny subjekty. Účastnící vykazující skutečné nepřímé náklady budou v tomto případě vykazovat Komisi celkové přímé i nepřímé uznatelné náklady projektu, Komise však bude hradit nepřímé náklady pouze do výše 7 % celkových přímých uznatelných nákladů projektu. Pro účely výpočtu rozpočtu při přípravě projektu v těchto případech postačí, když budou nepřímé náklady v uvedené výši 7 % dopočteny.

 

U  akcí na podporu odborné přípravy a profesního rozvoje výzkumných pracovníků (Marie Curie akce) je daná pevná sazba pro režijní náklady do výše maximálně 10 %.

 

Pro novou oblast 7.RP, která se nazývá Myšlenky a je řízena Evropskou výzkumnou radou (ERC), platí, že náhrada nepřímých nákladů nepřesáhne 20 % všech přímých uznatelných nákladů.

 

U tohoto typu projektů (CSA – Coordination and Support Activities) je pravidlem, že nepřímé náklady jsou omezeny na 7 % přímých nákladů (po odečtení subdodávek a nákladů na zdroje poskytnuté třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách účastníka) a přímé náklady jsou hrazeny až do 100 % pro všechny subjekty. Podrobnosti najdete v Modelové grantové dohodě (Annex II, str. 17 ) nebo v Guide to Financial Issues (verze z 24.4.2007, str. 46).

Pevnou sazbu na nepřímé náklady ve výši  60 % (20%) u těchto projektů nelze použít.

 

Evropský sazebník neexistuje, je třeba dodržovat platné předpisy mateřské země.

 

Ano, je možné, že se mzdové náklady německých a českých institucí budou značně lišit. Taková je ovšem realita a tu může změnit jedině konvergence těchto národních ekonomik (tedy sbližování ekonomického a sociálního prostředí ekonomik, které má vliv na výši nákladů).

 

Evropská komise žádné doporučující tabulky nevydává (vyjma projektů akcí Marie Curie). Základním pravidlem 7.RP je, že náklady (a tedy i platy zaměstnanců) budou Komisí hrazeny formou náhrady uznatelných nákladů – tedy na základě doložených dokladů (to se však netýká pevné sazby pro nepřímé náklady). Vykazovat je možné částku vynaloženou zaměstnavatelem na zaměstnance (hrubá mzda a odvody), která je odvozena z jeho pracovní smlouvy.

Obecně je třeba vycházet z běžných účetních a manažerských principů organizace. Ať už tedy zaměstnanec podléhá tabulkovému platu nebo ne, může organizace žádat pouze o úhradu skutečných vynaložených nákladů na zaměstnance. Je třeba připomenout, že i v tabulkovém zařazení se platy mohou značně lišit – záleží na osobním ohodnocení.

Při tvorbě rozpočtu pro podání návrhu projektu je třeba vycházet z předpokládaných skutečných nákladů, které budou na zaměstnance vynaloženy. Součastně je třeba brát v úvahu očekávaný růst mezd a předpokládaný vývoj kurzu.

 

Pro odměňování pracovníků účastnících se mezinárodních aktivit (projektů) neexistuje jednotný recept. Je možné, aby organizace schválila vnitřní předpis, který stanoví, že budou přiznány speciální odměny všem výzkumníkům aktivním v projektech. Záleží na organizaci, jak nastaví kritéria. Vnitřní předpis by se však měl každopádně vztahovat na všechny získané projekty (nejen na 7.RP), měl by mít dlouhodobý charakter a být praktikován u všech zaměstnanců splňujících stanovená kritéria.

 

Již v době podávání projektu a stanovení předběžné výše rozpočtu je potřeba počítat s plánovaným navýšením mzdy pracovníka (pokud plánujeme mzdové náklady na několik let dopředu, je potřeba počítat i s postupným zvyšováním „běžného“ platu…). V době podávání projektu se jedná pouze o odhad předpokládaných nákladů, uznatelné budou pochopitelně jen skutečně vynaložené náklady.

 

Žádné takovéto sazby Komise pro ČR, ani jinou členskou zemi neuvádí. Náklady na zaměstnance vycházejí z běžné praxe v organizaci. (Zvláštní pravidla lze použít pro účastníky ze třetích zemí, tzv. ICPC zemí).

 

Pokud mluvíme o patentech, uznatelným nákladem mohou být náklady na vyplnění patentové přihlášky včetně nákladů na patentovou rešerši a právní poradenství. Tento náklad musí být specifikován v Annexu I. S nákladem je nutno počítat již při podávání návrhu projektu a tvorbě rozpočtu. Pochopitelně je nutné, aby byly splněny všechny podmínky uznatelnosti nákladu (viz Pravidla účasti v 7.RP, článek 31), tedy včetně toho, že tento náklad musí vzniknout během trvání doby projektu. Do rozpočtu i do Formuláře C při vyúčtování projektu se tento druh nákladů uvádí do kolonky „Other activities“.

 

Charakter uznatelných nákladů je universální pro celý 7.RP (platí pro všechny hlavní oblasti aktivit 7.RP – Spolupráce, Myšlenky, Lidé, Kapacity). Vysvětlení pojmu uznatelných nákladů a příklady neuznatelných nákladů najdete v Pravidlech účasti pro 7.RP (Article 31). Mírně rozšířená charakteristika je v Modelové grantové dohodě v Annex II – general conditions (Article II.4.4. MGA, str. 14-15). Detailnější rozbor  téhož se nachází v draftu Guide to Financial Issues (verze z 24. 4. 2007, Article II.14 MGA, str. 26-29). Z nich vyplývá, že uznatelné náklady jsou takové náklady, které splňují všechny níže uvedené podmínky:

 

• Skutečné: Náklady musí skutečně vzniknout a být zaznamenány v účetnictví a daňových dokumentech účastníka. Musí být identifikovatelné (doložitelné) a kontrolovatelné. Toto pravidlo zaručuje zamezení fiktivních nákladů, jako jsou subjektivní odhady, alternativní náklady nebo náklady ztracené příležitosti. Jedinou výjimkou je možnost použití průměrných osobních nákladů.
• Vynaložené účastníkem
• Vynaložené v průběhu projektu: Náklady nemohou být uznatelné, vzniknou-li před začátkem nebo po skončení realizace projektu. Je třeba si uvědomit, že náklady na přípravu projektu nejsou uznatelným nákladem a proto nebudou Komisí uhrazeny. Výjimkou jsou náklady na vypracování závěrečných zpráv a případné osvědčení o finančních výkazech, které mohou být proplaceny s datem do 60 dnů od skončení projektu (je-li tak stanoveno v grantové dohodě).
• Stanoveny podle obvyklých účetních a správních zásad organizace: Musí vycházet z již existujícího účetního sytému účastníka, který by neměl být speciálně upravován pro projekty 7.RP. Účetní postupy pro zaznamenávání nákladů a příjmů musí odpovídat účetním pravidlům státu, ve kterém má účastník sídlo.
• Použity výhradně za účelem dosažení cílů a očekávaných výsledků projektu popsaných v příloze I grantové dohody.
• V souladu se zásadami úspornosti, účinnosti a efektivity: S náklady není možno účelově manipulovat pouze pro projekty 7.RP.
• Zaneseny v účetní evidenci účastníka, nebo v případě příspěvků od třetích stran, zaneseny v účetnictví těchto stran.
• Očištěny od neuznatelných nákladů
• Uvedeny v indikativním rozpočtu, který je součástí Annexu I grantové dohody: Uznatelné jsou pouze náklady vzniklé v souvislosti s činnostmi, které jsou v daném typu projektu (režimu financování) povoleny a byly naplánovány.

 

 Neuznatelné náklady jsou:

• identifikovatelné nepřímé daně včetně DPH – Platí pro plátce i neplátce DPH.

• cla

• placené úroky

• úroky ze záloh
• rezervy na možné budoucí ztráty nebo výdaje

• kursové ztráty

• náklady spojené s kapitálovým výnosem

• náklady deklarované, vzniklé nebo nahrazené v souvislosti s jiným projektem Společenství (dvojí financování)

• jakékoliv dluhy a s nimi spojené náklady

• nadměrné nebo lehkomyslné výdaje

• veškeré výdaje, které nesplňují pravidla pro uznatelné náklady

 

 

Uznatelné náklady se skládají z nákladů přímých (lze je přímo připsat dané akci) a z nákladů nepřímých (které nelze dané akci přímo připsat, ale které byly vynaloženy v přímém vztahu s přímými náklady. Detailnější rozbor těchto nákladů můžete nalézt v draftu Guide to Financial Issues (verze z 24. 4. 2007, Article II.15 MGA, str. 35-46).

 

PŘÍMÉ UZNATELNÉ NÁKLADY:

 

Mezi přímé náklady lze počítat zejména:

• osobní náklady

Největší podíl přímých nákladů tvoří většinou osobní náklady na zaměstnance, kteří pracují přímo na projektu.

Do celkových osobních nákladů patří zákonné náklady zaměstnavatele na pracovníka - tedy hrubá mzda, sociální a zdravotní pojištění  placené zaměstnavatelem (tzv. odvody). Do nákladů lze zahrnout i FKSP, pokud náklady vyplývají ze zákona či kolektivní smlouvy. Do ročních osobních nákladů lze zahrnout i prémie, které odpovídají běžné praxi v organizaci. Komise hradí pouze dobu skutečně odpracovanou na projektu – tzv. produktivní hodiny.

 

• Cestovní náhrady

Cestovní náhrady (doprava, ubytování, stravné, kapesné) se řídí pravidly dané země; neexistuje evropský předpis. Je tedy pravděpodobné, že účastníci projektu 7.RP z různých zemí budou mít odlišnou výši cestovních náhrad.

Pokud jsou cestovní náhrady vypláceny formou paušálu, uznatelným nákladem je paušál, nikoliv skutečné náklady (např. uznatelným nákladem je vyplacené stravné, nikoliv účtenky z restaurace).

• odpisy dlouhodobého hmotného majetku (investice) tj. náklady na vybavení

Obecně platí, že je možné v projektu vykazovat stávající investici, a to:

• ve výši účetních odpisů (očištěných od DPH)
• po dobu použití majetku v projektu
• pouze alikvotní díl odpisů stanovený podle využití kapacity majetku na projekt

 

• náklady na spotřební materiál

Zde bychom měli zdůraznit, že se jedná o materiál, který byl pořízen během trvání projektu, byl použit přímo na projekt a je nezbytný pro řešení projektu. Pokud je běžná praxe, že organizace řadí (některý) spotřební materiál do režie, je nutné to tak dodržovat i pro 7.RP (např. papír a tonery do tiskárny). Do spotřebního materiálu je možné zařadit např. chemikálie, skla, materiál na výrobu prototypů apod.

• náklady na služby třetích stran (třetí strany, subdodávky), náklady na osvědčení o metodologii a osvědčení o finančním výkazu.
• jiné přímé náklady podle povahy projektu

NEPŘÍMÉ UZNATELNÉ NÁKLADY (režie):

 

Pokud neužíváte pro nepřímé náklady některou z pevných sazeb, je potřeba sledovat a vykazovat skutečné nepřímé náklady spojené s projektem.

Nepřímé náklady často obsahují :

• náklady na mzdu podpůrných zaměstnanců (finanční administrátor, účetní, knihovník, správce sítě aj)
• náklady na vedení organizace,
• odpisy či nájem budov,

• náklady související s provozem budovy (nájem, energie, ostraha, pojištění, úklid, nábytek, kantýna, knihovna, údržba),
• administrativní náklady (pošta, telefon, fax, kancelářské potřeby, předplatné),
• všeobecně používaná aktiva - počítače, tiskárny, kopírky aj.

 

Při účtování skutečných nepřímých nákladů je určující, jaký systém máte nastavený v organizaci. Pokud tedy běžně určité  kategorie nákladů účtujete jako režii, pak tak čiňte i v projektu rámcového programu.

 

Při vykazování skutečných nepřímých nákladů je nutné stanovit systém rozpočítávání nepřímých nákladů na jednotlivé projekty – tzv. analytický účetní systém. Na projekt může být účtován pouze alikvotní díl připadající na projekt. Subjekty, které nejsou schopny pro nedostatek analytického účetního systému s jistotou identifikovat své skutečné  nepřímé náklady projektu, mohou použít pro výpočet nepřímých nákladů pevnou sazbu. Užití některé z pevných sazeb (20% či 60%) je z hlediska vyúčtování velmi jednoduché. V tomto případě není obsah takto vypočtené částky nepřímých nákladů zkoumán („auditován“), pouze jsou přímé náklady vynásobeny příslušným koeficientem.

 

Nejrozšířenějším způsobem financování je náhrada uznatelných nákladů (reimbursement of eligible costs). Kromě této metody existují metody další. Celkový přehled je následující:

1. Náhrada uznatelných (způsobilých, oprávněných) nákladů = reimbursment of eligible costs – tj. preferovaná metoda v 7.RP
2. Financování pevnou sazbou = flat rates (jako % přímých nákladů)
3. Financování paušální částkami = lump sums (např. ICPC země)
4. Kombinace (kombinace je možná i v rámci jednoho projektu)
5. Stipendia či ceny

Použití jednotlivých způsobů financování je specifikováno v dokumentech pro danou výzvu k předkládání návrhů projektu.

 

Pokud se setkáte s pojmem Annex I či Annex II, vždy se jedná o dodatky k Modelové grantové dohodě (MGA). Pro přesnost uvádíme strukturu tohoto dokumentu:

• 1. základní dohoda (core text)
• 2. Annex I: technická příloha (technický dodatek) = projekt – popis práce, rozpočet
• 3. Annex II: všeobecné podmínky
• 4. Annex III: specifická ujednání pro některé typy projektů

(Infrastruktury, ERA-NETs, SMEs, CSOs)

• 5. Annex IV: formulář A (přistoupení partnera)*
• 6. Annex V: formulář B (přistoupení nového partnera)
• 7. Annex VI: formulář C (vyúčtování)
• 8. Annex VII: směrnice pro:

• 1.formulář D (osvědčení o finančních výkazech)
• 2.formulář E (osvědčení o metodologii)

• 9. Zvláštní doložky (special clauses)

 

* Formulář A vyplňují partneři, kteří podávali projekt. Podpisem tohoto formuláře vstupují do smluvního vztahu s Evropskou komisí a ostatními partnery projektu. Formulář B podepisují partneři, kteří se stali novými partnery až v průběhu realizace projektu.

test